Subadministratie aansluiten op het grootboek

Situatie

Groothandel met drie entiteiten, één shared finance-team van zeven mensen. Elke maandafsluiting werd de aansluiting van crediteuren en debiteuren op het grootboek met de hand gedraaid. In de praktijk kostte dat per entiteit een halve dag: de vaste verschillen (timing rond de maandwisseling, boekingen op verkeerde perioden, doorbelastingen tussen entiteiten) moesten telkens opnieuw uitgezocht en verklaard worden. Het werk kwam op één bureau terecht en was in kwaliteit afhankelijk van de ervaring van die persoon.

Wat er gebouwd is

• Een aansluitproces dat het saldo in het grootboek en in de subadministratie per rekening naast elkaar zet, met de matching per boeking.
• Herkenning van de patronen die elke maand terugkomen: interco-boekingen die niet gespiegeld zijn, journaalposten met verkeerde periode, doorbelastingen zonder tegenpost.
• Verklaring per verschil, met de bronregel erbij, in een vorm die één-op-één in het aansluitrapport kan.
• Uitzonderingen die het systeem niet zelf verklaart, gaan met alle context naar een controller, niet naar de standaardroute.

Wat het opleverde

Na oplevering: de doorlooptijd van de aansluiting daalde van gemiddeld vier uur per entiteit naar ongeveer één uur, en de handmatige correcties na de close op deze rekeningen daalden. De bandbreedte tussen de snelste en langzaamste entiteit is bijna weg. Het proces staat vast, niet in het hoofd van één persoon.

Wat er niet aan veranderd is

De grootboek- en subadministratie-pakketten bleven staan. De close-planning bleef staan. Het aansluitrapport ziet er anders uit, beter leesbaar en met de verklaring erbij, maar het is nog steeds dezelfde stap in de close, alleen sneller en met minder heen-en-weer.